Il ruolo richiede la gestione e la responsabilità di tutti i processi logistici e organizzativi, amministrativi e contabili del progetto.
CONTESTO E ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
Il Logista-Amministratore coordina, supervisiona e affianca lo staff nazionale non sanitario (guardie, addetti alle pulizie, autisti, cuochi, manutentori…) gestendo l’organizzazione del lavoro e la formazione sul campo dei collaboratori (training on-the-job).
Il Logista-Amministratore ha come figura responsabile di riferimento il Coordinatore del progetto, e si interfaccia regolarmente con il Field Operations Department di EMERGENCY in Italia (HQ) per tutti gli ambiti di competenza.
COMPITI E RESPONSABILITÀ
Le principali responsabilità e mansioni per la PARTE LOGISTICA sono:
- collaborare con il Coordinatore del progetto nel garantire il rispetto delle norme di sicurezza;
- gestire e documentare la movimentazione dello staff internazionale all’interno del paese sede del progetto (visti, biglietti…);
- gestire e documentare la movimentazione e lo sdoganamento di materiali per il progetto (cargo, container…), assicurando il rispetto delle procedure di carico/scarico dei magazzini previste da HQ;
- garantire una corretta gestione della flotta disponibile (automezzi);
- controllare regolarmente il buon funzionamento dei sistemi di comunicazione (THURAYA, radio, connessioni internet…);
- garantire il mantenimento di tutti i servizi ausiliari (cucine, mensa, lavanderia…) e degli standard di igiene in tutti gli ambienti in ospedale e negli alloggi per lo staff internazionale;
- assicurare una corretta gestione degli acquisiti e dei rapporti con i fornitori per l’approvvigionamento dei beni essenziali (acqua, cibo, carburante, ricambi, generatori…) e verificare la qualità delle forniture locali;
- coordinare il monitoraggio delle attività di manutenzione delle attrezzature, degli impianti e della struttura del progetto tramite un programma condiviso con la Technical Division (HQ);
- segnalare tempestivamente anomalie nel funzionamento delle apparecchiature biomedicali presenti e coordinarsi con la Biomedical Division (HQ) per le eventuali riparazioni;
- condividere e inviare su base mensile i file di monitoraggio completi dei dati e della reportistica narrativa.
Le principali responsabilità e mansioni per la PARTE AMMINISTRATIVA sono:
- garantire una corretta manutenzione dei documenti amministrativi e contabili del progetto, anche quella richiesta dai revisori o da eventuali donatori istituzionali;
- assicurare una corretta gestione del denaro in cassa, dei conti correnti bancari e della relativa riconciliazione su base mensile;
- assicurare una corretta gestione amministrativa dello staff nazionale (salari, contratti, ferie, permessi…);
- preparare la reportistica mensile (cash flow, file di rendicontazione…) e presentarla puntualmente all’HQ, segnalando sempre eventuali scostamenti dai budget approvati;
- può collaborare con il Coordinatore del progetto e l’HQ alla redazione del budget annuale del progetto;
- supportare il Coordinatore del progetto durante le fasi di audit da parte dei donatori istituzionali.
LINEE GUIDA, PROTOCOLLI E STRUMENTI
Approfondimenti su linee guida, processi gestionali e protocolli operativi di rilievo per il ruolo saranno forniti in sede di colloquio di selezione e nel percorso di preparazione alla missione.
I requisiti e le condizioni sono gli stessi che per gli altri ruoli riservati al personale internazionale.
REQUISITI SPECIFICI
- Laurea in Ingegneria gestionale o Economia aziendale o Scienze politiche;
- minimo 2 anni di esperienza nel ruolo, maturata in contesti organizzativi profit o non profit;
- preferibile Master in Cooperazione allo sviluppo (o simili);
- preferibile conoscenza linee e procedure di finanziamento dei principali donatori istituzionali (EU, ECHO, agenzie UN, OCHA…);
- esperienza in tenuta della prima nota di cassa;
- esperienza nella gestione delle entrate e dei pagamenti;
- buone competenze nel Facility Management;
DISPONIBILITÀ RICHIESTA
6 mesi di permanenza all’estero comprensivi di un periodo di ferie retribuite da effettuare al termine della missione in accordo con il Coordinatore del progetto.